Uppdaterad 26 september 2022
Skriv ut

För dig som är förtroendevald

Oavsett om du är ny som förtroendevald eller har lång erfarenhet – här hittar du information som du har nytta av i ditt uppdrag. Kom ihåg att göra en anmälan via vår e-tjänst om du precis klivit på ditt uppdrag eller vill avsluta det. Du kan också läsa om arvoden och den senaste versionen av Handboken för förtroendevalda. Lycka till med ditt viktiga uppdrag!

Ny som förtroendevald eller avsluta uppdrag

Är du ny som förtroendevald eller vill avsluta ditt uppdrag, gör en anmälan via e-tjänsten.

Om du vill avsluta ditt förtroendeuppdrag kommer du formellt att bli entledigad vid nästa kommunfullmäktigesammanträde, om kallelse och handlingar inte redan skickats ut.

Om du flyttar från kommunen måste du meddela detta till kansliavdelningen via e-tjänsten.

Om du folkbokför dig i en annan kommun uppstår ett valbarhetshinder och dina uppdrag avslutas utan beslut från kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige kan, efter ansökan, besluta att låta ditt uppdrag kvarstå mandatperioden ut. Det gäller enbart för de uppdrag som kommunfullmäktige själv utser.

Praktisk information

Du som är förtroendevald har tillgång till ett antal praktiska hjälpmedel för att underlätta i ditt uppdrag – läsplatta, en e-postadress, Teamskonto, passerkort och postfack. Du kan även boka lokal för dina möten.

Kansliavdelningen tillhandahåller digitala handlingar inför nämndernas sammanträden. Som förtroendevald har du möjlighet att låna en läsplatta från kommunen för att kunna ta emot kallelsen och handlingarna samt hantera din kommunala e-post.

Du kan kvittera ut läsplattan när alla uppgifter kommit in till kansliavdelningen och ett e-postkonto har skapats.

När du kvitterar ut läsplattan förbinder du dig att följa det avtal som reglerar hanteringen. Avtalet innehåller information om hur du använder läsplattan samt skyldighet att lämna tillbaka den efter avslutat uppdrag.

När du har fått din e-postadress kan du nå din inkorg via läsplattan eller annan digital enhet. För att smidigt ta del av din e-post kan du även ladda ner Outlook-appen och logga in.

Vissa e-postmeddelanden kan ses som allmänna handlingar och ska registreras i kommunens diarium. Är du osäker på om din e-post innehåller allmänna handlingar bör du skicka den till kommunstyrelsen@upplands-bro.se eller berörd nämnds funktionsbrevlåda. En registrator kan göra en bedömning om ditt e-postmeddelande ska registreras eller inte.

Instruktioner för hur du använder Teams vid politiska möten finner du i "IT-handbok för förtroendevalda".

När du har lämnat dina personuppgifter genom vår e-tjänst som du finner under "För dig som förtroendevald" kommer kansliavdelningen att beställa ett passerkort till dig så att du kan komma in i kommunhuset i Kungsängen.

När kortet är beställt får du meddelande om detta, och tidigast inom två arbetsdagar kan du kvittera ut kortet i kontaktcenter mot uppvisande av legitimation.

Gruppledare, presidier samt politiska sekreterare har postfack på plan 4 i kommunhuset i Kungsängen. Ta för vana att regelbundet gå förbi och titta i ditt postfack. Det kan hända att du får post som behöver diarieföras. Om detta är fallet eller om du är osäker på om något bör diarieföras, kontakta då en registrator vid kansliavdelningen så får du hjälp med detta.

Förtroendevalda har möjlighet att boka lokal i kommunhuset och kulturhuset i Kungsängen på plan 6 utan avgift. Bokning av dessa lokaler görs via Outlook.

Övriga lokaler som kommunen tillhandahåller bokas mot en avgift enligt gällande taxa för så kallade B-kunder. Kultur- och fritidskontoret har hand om dessa lokalbokningar och tar emot bokningsförfrågningar via webbokning.

Arvode och ersättning

Det ska inte finnas ekonomiska hinder för att engagera sig i kommunal politik. Därför har förtroendevalda, enligt kommunallagen, rätt till skälig ersättning när de fullgör sina uppdrag.

Majoriteten av de förtroendevalda i en kommun är fritidspolitiker. De får arvode för sammanträden, justering av protokoll, möten, besök eller konferenser de har blivit kallade till som rör kommunal angelägenhet och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget.

Vid den första timmen utgår dubbel ersättning, vilket kallas för grundarvode, därefter får den förtroendevalda arvode per påbörjad halvtimme.

Ett exempel: För ett sammanträde som varar från 15.00 till 17.20 kommer ett grundarvode betalas ut för timmen mellan kl. 15 och 16. Ett helt timarvode betalas ut för timmen mellan kl. 16 och 17. Ett halvt timarvode betalas ut för den påbörjade halvtimmen mellan kl. 17 och 17.20.

Arvoden 2022

Grundarvode (mötets första timme) 367 kronor
Timarvode (mötets övriga tid) 184 kronor

Förtroendevalda som genom begärd ledighet för det kommunala uppdraget vidkänns löneavdrag eller motsvarande, erhåller ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst.

Ersättning med belopp som motsvarar faktisk förlorad arbetsinkomst betalas ut mot intyg som visar den faktiska förlorade arbetsinkomsten per aktivitet som medger sammanträdesarvode. Om det av din lönespecifikation inte framgår att du fått ett löneavdrag, kan du inte få ersättning för förlorad arbetsinkomst.

Du ansöker om ersättning för förlorad arbetsinkomst via e-tjänsten.

Kom ihåg att bifoga exempelvis lönespecifikation där det framgår att löneavdrag har gjorts och för hur många timmar.

Vid varje sammanträde har sekreteraren en arvodeslista som ledamöter och ersättare fyller i. Det är viktigt att den förtroendevalde meddelar sekreteraren om den lämnar mötet i förtid.

Om du deltar vid en aktivitet som är arvodesberättigad, annat än sammanträden, ska du be en sekreterare att ta fram en arvodeslista. Då får du ersättning för den tid som du rapporterar enligt fastställda regler.

När du är ny ledamot eller vid byte av bankkonto ska du registrera ditt kontonummer för att ditt arvode ska kunna betalas ut. Registrering görs hos Swedbank.

Löneenheten har inga bankkontonummer i sina system och därför ska du inte lämna in ditt kontonummer till kommunen. Utbetalningarna sköts via Swedbanks kontoregister. Vid frågor rörande kopplingen mellan bankerna kan du kontakta din bank eller Swedbank.

Lönespecifikation och utbetalning

För att kunna kontrollera din lönespecifikation behöver du en giltig e-legitimation.

Utbetalning

Normalt utbetalas arvoden den 27e varje månad. Infaller datumet på en lördag, söndag eller helgdag utbetalas lönen föregående vardag.

Lagar, regler och begrepp för dig som förtroendevald

Som förtroendevalda är det viktigt att du är bekant med lagar, regler och begrepp. Här kan du läsa några av de viktigaste.

Kommunallagen är den lag som ger de grundläggande förutsättningarna för hela den kommunala verksamheten. Kommunallagen är en ramlag som, förenklat, talar om vad kommunen får göra och hur det ska gå till när kommunen fattar beslut.

I kommunallagen regleras indelning i kommuner och landsting, befogenheter, valbarhet och rösträtt, beslutsfattande med mera.

Kommunfullmäktige beslutar om reglementen för Kommunstyrelsen och respektive verksamhetsnämnd. Ett reglemente redogör för vad varje nämnd ska ansvara för samt formerna för respektive nämnds arbete.

Som förtroendevald är det viktigt att ta del av reglemente med gemensamma bestämmelser för styrelse och nämnder samt reglementet för den instans man är förtroendevald. Reglementen och styrdokument finner du i författningssamling.

Delegering innebär överlåtande av beslutsfunktion vilket innebär att beslut med stöd av delegation juridiskt är ett nämndbeslut. Delegaten beslutar i nämndens namn och beslutet blir därför jämställt med ett beslut som nämnden själv har fattat.

Nämnden kan inte i efterhand ändra beslutet men har rätt att återkalla den givna beslutanderätten. Detta kan göras generellt för en viss grupp av ärenden, för viss delegat eller för ett specifikt ärende.

Vissa beslut får enligt kommunallagen aldrig delegeras utan måste fattas av nämnden. Delegationsordning och styrdokument finner du i författningssamling.

En allmän handling är en handling som förvaras hos myndigheten och som är antingen upprättad hos eller inkommen till myndigheten. Det finns lagstadgad skyldighet att registrera allmänna handlingar.

Offentlighetsprincipen medför att såväl medborgare som journalister kan begära att få ta del av allmänna handlingar. Exempel på allmänna handlingar är e-postloggar och sms.

En allmän handling kan vara offentlig eller innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. Innan en handling lämnas ut ska en prövning göras om handlingen innehåller sekretesskyddad information.

Om en medborgare begär att få ut en allmän handling ska myndigheten lämna ut den, om den inte omfattas av sekretess. Utlämnandet ska ske utan dröjsmål.

Vilka handlingar som kan omfattas av sekretess framgår av OSL – lagen om offentlighet och sekretess. Uppgifter som är skyddade av sekretess som du kan komma i kontakt med kan vara ärenden som rör upphandling eller enskilda människors personliga eller ekonomiska förhållanden. Om en handling omfattas av sekretessreglerna ska du inte sprida den vidare, varken skriftligen eller muntligen.

Jäv uppstår när någon av ledamöterna i den beslutande församlingen är partisk i ett ärende eller där det finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet för personens opartiskhet. En ledamot som är jävig får inte vara med när det ärendet behandlas och måste lämna rummet.

Säkerhetspolisen/ polismyndigheten har tagit fram en handbok för politiskt aktiva. I handboken ges exempel på förebyggande åtgärder och skyddsåtgärder som kan användas för att förhindra eller avstyra hotfulla situationer om de skulle uppstå. I den kan du exempelvis läsa hur du bör tänka kring sociala medier och hur du ska agera vid terrorattentat.

Handbok för förtroendevalda

Välkommen till handboken för förtroendevalda i Upplands-Bro kommun. Vare sig du är helt ny i din roll som förtroendevald eller har lång erfarenhet kan det finnas information som är bra att ha lättillgänglig för att arbetet som förtroendevald ska flyta på så smidigt som möjligt.

Det är många lagar, regler, bestämmelser och rutiner att förhålla sig till och i den här guiden finns fakta och information som förhoppningsvis kan dig ge svar på en del grundläggande frågor.

Eftersom det sker förändringar i både lagar, regler och praktiska rutiner är det viktigt att tänka på att du läser den senaste versionen av handboken, gärna här på hemsidan, för att vara säker på att informationen är aktuell.

Sammanträdesguide

Välkommen till sammanträdesguide för ordföranden i Upplands-Bro kommun. Guiden går igenom sammanträdet från början till slut genom att både förklara vad som ska ske under respektive mötespunkt på dagordningen och ge tips på fraser som kan vara användbara.

Syftet med guiden är att den ska fungera som en vägledning för ordföranden under politiska sammanträden. Guiden kan med fördel även användas på samma vis av övriga förtroendevalda. Vare sig du är helt ny i din roll som förtroendevald eller har lång erfarenhet kan det finnas information i guiden som är bra att ha lättillgänglig för att arbetet som förtroendevald ska flyta på så smidigt som möjligt.

Är du nöjd med informationen på sidan?