Uppdaterad 26 september 2022
Skriv ut

Upphandling

Har du eller ditt företag en produkt eller tjänst som Upplands-Bro kommun kan ha god användning för? Bra! Här hittar du information om upphandlingsprocessen, pågående upphandlingar, hur du gör för att bli leverantör och mycket mera.

Att bli leverantör till kommunen kan gå till på olika sätt beroende på vad som ska upphandlas. Här kan du läsa om ramavtal, anbud och direktupphandling.

Olika sätt att bli leverantör

Du kan bli leverantör genom att:

  • teckna ett ramavtal genom att lämna ett anbud och vinna upphandlingen
  • lämna anbud och vinna upphandling som avser specifikt objekt, till exempel en byggentreprenad.

Intressentlista för direktupphandling 

Det ska vara enkelt för dig som driver företag inom kommunen att delta i våra direktupphandlingar. Direktupphandlingar görs när kostnaden för en vara eller tjänst understiger 700 000 kr.

Registrera dig på vår intressentlista om du är intresserad av att bli leverantör till Upplands-Bro kommun så finns möjligheten för oss att kontakta dig när det är dags för en direktupphandling.

Intressentlistan ger våra verksamheter en överblick över tänkbara leverantörer inom olika branscher. En intresseanmälan är ingen garanti för att just ditt företag ska få en förfrågan vid en direktupphandling.

Så får du veta om du blir leverantör

När anbudstiden för en upphandling gått ut och samtliga inkomna anbud utvärderats fattas ett tilldelningsbeslut. I det meddelas vem som vunnit upphandlingen. Tilldelningsbeslutet skickas ut till samtliga anbudsgivare. Hur du går tillväga för att delta i en upphandling kan du läsa i vår upphandlingsguide.

Vill du bli leverantör och delta i en upphandling i Upplands-Bro kommun? Här kan du läsa mer om hur upphandlingsprocessen i Upplands-Bro kommun.

Delta i en upphandling

  • 1

    Hämta upphandlingsdokumentet

  • 2

    Lämna anbud

  • 3

    När anbudstiden löpt ut

  • 4

    Tilldelningsbeslut

  • 5

    Avtal tecknas

1

Hämta upphandlingsdokument

När vi annonserat en upphandling hittar du alla upphandlingsdokument via upphandlingssystemet Kommersannons.

Får du tag på upphandlingsdokumentet på annat sätt, är det viktigt att du registrerar dig för att inte missa eventuella kompletteringar, förtydliganden och svar på frågor som skickas ut till registrerade intressenter under anbudstiden.

2

Lämna anbud

Läs noga igenom kraven om hur anbud ska lämnas. Om upphandlingen annonserats krävs att ditt anbud ska lämnas elektroniskt via Kommersannons. Ett tips är att du loggar in en tid före anbudslämnandet, för att bekanta dig med systemet.

Under hela upphandlingsprocessen, fram till dess att tilldelningsbeslutet är fattat, råder absolut sekretess om allt som rör upphandlingen.

När upphandlingen är avslutad upphör den absoluta sekretessen och samtliga handlingar blir – i de allra flesta fall – offentliga.

Om kommunen väljer att inte lämna ut handlingar ska det framgå varför i ett skriftligt beslut. Beslutet ska också innehålla hänvisningar till hur man kan överklaga beslutet.

3

När anbudstiden löpt ut

När anbudstiden har löpt ut öppnas samtliga inkomna anbud. Öppningen, som sker under absolut sekretess, protokollförs och innan beslut fattas om att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal kontrolleras att alla formella krav uppfylls. Anbuden prövas och utvärderas strikt utifrån vad som angetts i upphandlingsdokumenten.

4

Tilldelningsbeslut

När beslut om vilken leverantör som får anbudet är fattat ska samtliga anbudsgivare underrättas om tilldelningsbeslutet. Tilldelningsbeslutet ska innehålla information om vem eller vilka som ska tilldelas kontrakt eller ramavtal samt skälen för beslutet. Där ska även anges under vilken tidsrymd den så kallade avtalsspärren gäller.

Vid direktupphandling gäller ett annat förfaringssätt när beslut meddelas.

Alla anbudsgivare informeras om vem som tilldelats kontraktet. Därefter råder avtalsspärr under minst tio dagar. Under avtalsspärren har anbudsgivare möjlighet att ansöka om överprövning av beslutet i en allmän förvaltningsdomstol. I vår kommun är det förvaltningsrätten i Stockholm som anbudsgivare vänder sig till. 

Informationen om avtalsspärr och överprövning finns med i tilldelningsbeslutet så att du som anbudsgivare kan tillvarata din rätt att ansöka om prövning.

Även i de fall en upphandling avbryts ska samtliga anbudsgivare meddelas.

Vid direktupphandling och förnyad konkurrensutsättning finns inget krav på avtalsspärr.

Om du som anbudsgivare är missnöjd med kommunens upphandlingsbeslut kan du ansöka om överprövning i förvaltningsrätten.

5

Avtal tecknas

När avtalsspärren löpt ut tecknas avtal med den eller de leverantörer som tilldelats kontraktet.

Våra upphandlingar görs i regel genom med förenklat och öppet förfarande, men vid till exempel låga värden använder vi oss av direktupphandlingar.

Så här startar en upphandling

En upphandling börjar alltid med ett behov av en vara eller en tjänst. Ibland kan det kan behovet vara nytt, men det kan också vara så att ett ramavtal är på väg att löpa ut och därför behöver ersättas med ett nytt avtal.

På Upphandlingsmyndighetens webbplats kan du läsa mer om upphandling, och de lagar och regler som styr upphandlingsprocessen.

Upphandlingsformer

Det finns flera olika upphandlingsformer, som i grunden styrs av vilket värde man uppskattar att upphandlingen kommer att ha. I huvudsak gör kommunen upphandlingar med förenklat och öppet förfarande och ibland som direktupphandlingar.

Innan kommunen väljer upphandlingsförfarande behöver upphandlingens värde uppskattas. Vid beräkning av upphandlingens värde ska hela kommunens tänkta köp beräknas, inklusive optioner och förlängningar.

Kommunen betraktas som en myndighet och det går inte att dela upp kontraktsvärdet på olika år eller olika kontor för att få ner värdet. När värdet på upphandlingen är uppskattat väljs upphandlingsförfarande.

Öppet förfarande (EU-upphandling)

Upphandlingen annonseras i Tenders Electronic Daily (TED) och alla upphandlingsdokument publiceras elektroniskt i hela EU. Anbudstidens minimilängd är fastställd enligt lag och förhandling får inte förekomma.

Upphandling under tröskelvärdet

Våra upphandlingar annonseras nationellt i Kommersannons där du också hittar upphandlingsdokumenten för nedladdning. Anbudstidens längd ska vara skälig och förhandling får förekomma.

Direktupphandling

Direktupphandling får användas om värdet är maximalt 700 000 kr för hela avtalstiden.

Registrera dig på vår intressentlista om du är intresserad av att bli leverantör till Upplands-Bro kommun vid direktupphandling.

Du som är företagare och vill delta i någon av de upphandlingar som pågår i Upplands-Bro kommun just nu hittar pågående upphandlingar i Kommersannons.

Ingen innehållsförteckning finns

Du som levererar varor eller tjänster till Upplands-Bro kommun kan skicka in din faktura på olika sätt.

Vad ska fakturan innehålla?

  • Fakturan ska alltid ha en referenskod/ansvarskod som är fyra till åtta siffror lång. Ansvarskoden får du av kommunens beställare.
  • Fakturabelopp
  • Momsbelopp
  • Bankgironummer, plusgironummer eller bankkonto
  • Fakturadatum
  • Förfallodag och betalningsvillkor (Betalningsvillkor är 30 dagar om inte annat avtalats före faktureringen)
  • Fakturanummer/ OCR-nummer
  • Organisationsnummer/VAT-nummer
  • När organisationsnumret är ett personnummer ska fakturan innehålla information om att F-skatt finns/inte finns.
  • Specifikation som talar om vad fakturan avser

Faktureringsadress för pappersfaktura

Ska du skicka faktura till Upplands-Bro kommun via post? Använd följande adress.

Upplands-Bro kommun, Box 398, 737 26 Fagersta

Mejla pdf-faktura

  • Din pdf-faktura bifogas i ett mejl med ordet FAKTURA i mejlets ämnesrad. Pdf-faktura inklusive eventuella bilagor mejlar du som en enda pdf till: fakturor@upplands-bro.se
  • Bifoga endast en pdf-faktura i ditt mejl. Har du flera fakturor, skicka ett mejl för varje faktura.
  • Innehåller fakturan bilagor ska dessa ingå i pdf-filen, skicka inte bilagor som separata filer.

Elektronisk leverantörsfaktura

Skicka din elektroniska leverantörsfaktura till oss.

Kontakta oss

Har du frågor om din faktura? Kontakta i första hand handläggaren (som står på fakturan) via kontaktcenter.

Kontaktcenter

Direktupphandlingar är inköp med ett värde upp till 700 000 Kommunens verksamheter genomför sina direktupphandlingar själva utan stöd från upphandlingsenheten. Här kan du läsa mer om hur vi jobbar för at förenkla för lokala företag att delta i våra direktupphandlingar.

Ingen innehållsförteckning finns

Så fungerar vår intressentlista

Kommunen har en intressentlista för direktupphandlingar där du kan registrera ditt företag. Observera att listan tydliggör vilka leverantörer som finns tillgängliga men inte automatiskt innebär att ditt företag ska få en förfrågan när behov uppstår.

Är du företagare i Upplands-Bro kommun och i behov av råd, stöd och mer information om offentlig upphandling? Här kan du boka en tid med våra upphandlare och få svar på dina frågor.

Vad kan en upphandlare hjälpa till med?

Vill du veta mer om offentlig upphandling? Har du frågor om begränsningar och möjligheter med offentlig upphandling eller har du specifika frågor om hur offentlig upphandling går till i Upplands-Bro kommun? Då kan vi hjälpa dig.

Har du däremot frågor om pågående upphandlingar, eller behöver hjälp att formulera ett anbud kan vi tyvärr inte hjälpa dig.

Boka tid

Du bokar tid med en upphandlare via vår e-tjänst.

Är du nöjd med informationen på sidan?